Surat Pribadi | Resmi | Niaga | Niaga Internal, Eksternal | Dinas | Sosial | Lamaran Pekerjaan | Elektronik
Mengidentifikasi Isi dan Sistematika Surat Lamaran Kerja
Mungkin Anda pernah berpikir, ada saatnya akan bekerja pada perusahaan, terutama bagi Anda yang masih duduk di bangku sekolah. Lalu menjadi karyawan pada perusahaan tersebut. Untuk mempersiapkan diri bekerja pada sebuah perusahaan, Anda harus mengetahui cara agar dapat diterima bekerja di perusahaan yang di maksud. Tentu, secara resmi Anda harus mengirim surat lamaran pekerjaan. Melalui materi dalam artikel ini, anda akan diperkenalkan dengan cara mengidentifikasi isi dan sistematika surat lamaran pekerjaan.
Surat merupakan sebuah alat komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Fungsi surat, antara lain sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.
Berdasarkan pemakaiannya, surat dapat dikategorikan menjadi tujuh jenis, yaitu sebagai berikut :
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Surat Pribadi dibedakan menjadi dua macam, yaitu Surat Keluarga dan Surat Setengah Resmi. Surat keluarga adalah surat yang isinya bersifat privat dan ditujukan kepada orang lain, seperti surat kepada sahabat, anggota keluarga, saudara, dan sejenisnya. Surat setengah resmi adalah surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau organisasi tertentu, seperti surat lamaran pekerjaan.
Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut :
a) Tidak menggunakan kop surat.
b) Tidak ada nomor surat.
c) Salam pembuka dan penutup bervariasi.
d) Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis untuk surat keluarga dan bahasa resmi untuk surat setengah resmi.
e) Format surat bebas.
2. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resemi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi.
Contoh surat resemi adalah undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut :
a) Menggunakan kop surat, apabila surat dikeluarkan oleh organisasi atau instansi.
b) Ada nomor surat, lampiran, dan perihal.
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
d) Menggunakan ragam bahasa resmi.
e) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
f) Format surat bagku.
3. Surat Niaga
Surat niaga digunakan oleh instansi yang menyelenggarakan kegiatan usaha/niaga, seperti industri dan usaha jasa. Surat Niaga terdiri atas surat jual beli, kuitansi, dan perdagangan.
Surat niaga terbagi menjadi dua, yaitu surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
Surat niaga internal adalah surat yang dapat dipakai untuk berhubungan dengan pihak lain atau bagian lain di satu lingkup perusahaan, dari tingkat pusat hingga cabang.
Surat niaga eksternal adalah surat yang dapat dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau badan usaha lain. Contohnya Surat Penawaran Harga dan Surat Penagihan.
Ciri-ciri dair surat Niaga/Bisnis adalah sebagai berikut :
a) Menggunakan kop surat apabila surat dikeluarkan oleh organisasi atau instansi.
b) Ada nomor surat, lampiran dan perihal.
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.
d) Menggunakan ragam bahasa resmi.
e) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
f) Format surat baku.
4) Surat Dinas/Pemerintah
Surat dinas merupakan surat resmi yang dikirim untuk kepentingan dinas atau kepentingan administrasi pemerintah.
Fungsi dari surat dinas, yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat (karena dapat dijadikan arsip bagi instansi), bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut :
a) Menggunakan kop surat instansi atau lembaga.
b) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku.
d) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi.
e) Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat.
f) Format surat baku.
5. Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh individu, perusahaan, ataupun kelompok untuk kepentingan mempererat hubungan kerja sama ataupun hubungan kekeluargaan. Secara umum, surat sosial terbagi dalam dua ruang lingkup, yaitu dalam lingkup masyarakat dan lingkup hubungan bisnis.
Dalam lingkup hubungan masyarakat, surat ini biasanya dibuat oleh instansi pemerintah daerah setempat atau lembaga sosial yang berada pada daerah itu guna memberitahukan informasi kepada masyarakat sekitar serta mempererat jalinan kedekatan antar masyarakat.
Contoh surat sosial lingkup hubungan masyarakat adalah surat edaran acara/pengumuman dan surat penggalangan dana. Dalam lingkup hubungan bisnis, isi surat sosial tidak berkaitan langsung dengan urusan bisnis.
Surat sosial lingkup tersebut berfungsi membangun citra atau nama baik antar perusahaan. Contoh surat lingkup hubungan bisnis adalah surat ucapan terima kasih, surat ucapan dukacita, dan surat permintaan maaf.
a) Menggunakan kop surat.
b) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku.
d) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi,
e) Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat.
f) Format surat baku.
6. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja pada sebuah kantor, perusahaan, ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat resmi. Secara umum, surat lamaran pekerjaan memiliki bagian-bagian sebagai berikut :
a) Tempat dan tanggal pembuatan surat.
b) Lampiran.
c) Hal atau perihal.
d) Alamat tujuan.
e) Salam Pembuka.
f) Isi surat terbagi menjadi tiga bagian pokok, yaitu : (1) Paragraf pembuka, (2) Isi surat, dan (3) Paragraf Penutup.
g) Salam penutup.
h) Tanda tangan dan nama jelas pelamar.
7. Surat Elektronik/Electronic mail
Email (electronic mail) adalah surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Untuk mengakses email, anda dapat memilih salah satu dari kedua cara berikut.
Pertama, dengan menggunakan browser, seperti Google Chrome dan Mozilla FireFox. Email berbasis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Contohnya Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk dapat menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online.
Kedua, dengan program pengakses email, seperti Outlook. Dengan program tersebut, pengguna tidak selalu harus membuka internet untuk membuka email yang ada.
SURAT LAMARAN PEKERJAAN
Surat lamaran pekerjaan merupakan surat resmi yang bersifat pribadi. Surat resmi ini dibuat individu dan ditujukan kepada instansi tertentu dengan harapan dapat diterima sebagai karyawan.
Cara penyusunannya dibedakan atas dua macam, yaitu sebagai berikut :
- Surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan riwayat hidup. Dalam cara ini, riwayat hidup termasuk isi surat lamaran pekerjaan digabung. Cara ini disebut dengan model gabungan.
- Surat lamaran pekerjaan yang dipisahkan dengan riwayat hidup. Dalam cara ini, riwayat hidup merupakan lampiran. Cara ini disebut dengan model terpisah.
- Surat lamaran harus ditulis oleh pelamar pada kertas yang berkualitas, baik pada kertas bergaris maupun tidak.
- Surat lamaran sebaiknya diketik pada HVS 70 gram dengan menggunakan 1,5 spasi.
- Penampilan surat lamaran harus rapi tanpa coretan atau koreksiaan.
- Isi surat lamaran tidak bernada memelas atau minta dikasihani.
- Sapaan yang digunakan adalah Bapak/IBu.
Isi dan sistematika surat lamaran pekerjaan adalah sebagai berikut :
1. Tempat dan tanggal pembuatan Surat. Penulisan tempat dan tanggal pembuatan surat selalu lengkap dengan bulan dan tahun. Nama kota disebutkan karena belum dicantumkan pada bagian yang lain. Sebagai contoh : Jakarta, 13 Desember 2019
2. Lampiran. Berkas yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Berkas lampiran surat lamaran pekerjaan dapat berupa daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah terakhir, fotokopi transkrip nilai, fotokopi E-KTP, Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), dan surat-surat lain yang dipersyaratkan perusahaan.
3. Hal atau perihal. Dalam menulis hal atau perihal surat, harus digunakan hurup kapital pada huruf awal dan tidak diakhiri dengan tanda titik (.)
contoh : Hal : Lamaran Pekerjaan
4. Alamat tujuan. Alamat tujuan ditulis dalam dua macam : a) alamat luar, ditulis pada amplop, b) Alamat dalam, ditulis pada kerta surat. Alamat tujuan memuat nama perusahaan, jabatan, nama jalan dan nama kota. Contoh :
Yth. Manajer Personalia PT Bintang Sejahtera
Jl. Gading Raya Indah No. 212
Kel. Pisang Rimbun, Rawamangun
Jakarta Timur
5. Salam Pembuka
Salam pembuka yang biasanya digunakan adlaah "Dengan hormat."
Contoh : Dengan hormat, ..........
6. Isi surat (Alinea pembuka, alinea isi, alinea penutup).
Isi surat terdiri atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
a) Alinea pembuka
Alinea pembuka adalah kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya bertujuan menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan. Contoh alinea pembuka pada surat lamaran kerja adalah sebagai berikut.
"Saya memperoleh informasi dari ...... (sumber : koran, majalah, internet, media sosial, dan lain-lain beserta tanggalnya yang menyatakan bahwa perusahaan ini, yaitu ,,,,, sedang membuka lowongan pekerjaan untuk posisi.....
Oleh karena itu, saya bermaksud melamar sebagai ...... (posisi yang ditawarkan).
Hal yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata. Bersama ini dan pemakaian kata. Dengan ini. Bersama ini digunakan jika dalam surat tersebut ada yang dilampirkan, seperti dokumen atau berkas. Sementara itu, Dengan ini digunakan jika pada surat tidak ada yang di lampirkan.
Contoh alinea pembuka pada jwaban surat atau balasan surat adalah sebagai berikut :
1) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal.........nomor .............
2) Berkenaan dengan surat Suadara tanggal .............nomor ............
3) Menunjuk surat Saudara nomor ................tanggal ...................
4) Membalas surat Saudara tanggal.....nomor .................
5) Memenuhi permintaan Saudara dengan surat tanggal ..........nomor...........
6) Memperhatikan surat saudara nomor............tanggal.............
Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan adalah sebagai berikut.
a) Berdasarkan iklan dalam Kompas yang terbit tanggal.......perihal lowongan pekerjaan di perusahaan Bapak/Ibu. Bersama surat ini, saya mengajukan diri untuk melamar pekerjaan .............
b) Aline isi
Isi surat yang sesungguhnya memuat apa yang harus dilaporkan, diminta, dan dinyatakan kepada penerima surat. Untuk menghindari salah paham, isi surat sebaiknya singkat, tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim. Dengan demikian, kata-kata istilah-istilah yang kurang biasa digunakan jangan dipakai dalam surat, baik itu istilah-istilah yang kurang biasa digunakan jangan dipakai dalam surat, baik itu istilah-istilah dalam bahasa Indonesia maupun istilah dalam bahasa asing. Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya isi surat lamaran kerja yang baik dan menarik, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Tuliskan secara jelas keahlian yang dimiliki pelamar tentu relevan dengan posisi yang ditawarkan untuk menambah 'nilai jual' pelamar.
2) Teliti dalam menuliskan isi surat, apalagi jika membuat lebih dari satu surat. Jangan sampai ada kesalahan kata atau lupa menyesuaikan karena sebelumnya copy paste.
3) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis dengan kalimat yang menarik.
4) Menghindari penggunaan singkatan.
5) Gunakan bahasa yang formal dan baku.
6) Mengikuti pedoman penulisan ejaan bahasa Indonesia.
7) Menghindari istilah-istilah yang tidak biasa digunakan terutama istilah asing.
c) Alinea Penutup
Alinea penutup mengandung harapan penulis surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat.
Berikut adalah contoh alinewa penutup dalam surat yang dibuat pelamar.
- Demikianlah surat lamaran ini saya buat, atas perhatian Bapak.Ibu saya mengucapkan terima kasih.
- Demikian, surat lamaran pekerjaan ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
- Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
- Kami berharap kerja sama kita membuahkan hasil yang baik.
- Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi Saudara.
- Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami mengucapkan terima kasih.
- Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
Fungsi salam penutup adalah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.
Contoh salam penutup adalah sebagai berikut :
1) Hormat saya,
2) Hormat kami,
3) Salam kami,
e) Tanda tangan dan nama jelas pelamar.
Tanda tangan dan nama jelas pelamar ditulis sebagai pertanggungjawaban pembuatan surat.
Selain itu, hal utama yang perlu diperhatikan dalam surat lamaran pekerjaan adalah persyaratan yang ditentukan oleh perusahaan/instansi yang dituju. Kualifikasi yang ditentukan perusahaan juga menjadi skala prioritas.
Kesimpulan
- Pembagian surat terdiri atas surat pribadi, surat resmi, surat niaga, surat dinas, surat sosial, surat lamaran pekerjaan, dan surat elektronik.
- Bagian surat lamaran pekerjaan terdiri atas tempat dan tanggal pembuatan surat, lampiran/perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, serta tanda tangan dan nama jelas pelamar.
