Pengertian, Tujuan, Pengelolaan Arsip, Sistem Kearsipan, Sistem Abjad, Sistem Perihal, Sistem Nomor, Sistem Geografis, Sistem Tanggal

KESEKRETARISAN

Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan  kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip terkandung banyak sekali informasi, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, seperti kegiatan yang  telah dijalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan di jalankan. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga di jadikan salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu organisasi.

Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang di mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta evaluasi menurut suatu system tertentu yang telah di tentukan.

Adapun Rumusan Masalah Ini Meliputi :

1. Apakah Yang Di Maksud Dengan Arsip?

2. Apa Tujuan Dari Pembuatan Arsip?

3. Bagaimana Mengelola Arsip?

4. Apa Saja  Sarana Arsip Yang Di Gunakan?

5. Apa Saja System Terdapat Dalam Arsip?

Tujuan 

1. Memberitahukan Pengertian Arsip

2. Menjelaskan Tujuan Arsip

3. Menerangkan Bagaimana Mengelola Arsip

4. Menjelaskan Sarana Apa Saja Yang Di Gunakan Dalam Arsip

5. Menjelaskan System  Apa Saja Yang Terdapat Dalam Arsip

Pengertian Arsip

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Mempunyai arti

2. Masih mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :

1. the Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu : a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip, b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian. c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

Tujuan Arsip

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat
3. Agar terhindar dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang kita butuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.

Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan kemasyarakatan.

Dalam kegiatan menyelamatkan arsip yang memiliki informasi penting di dalamnya dan juga merupakan bukti pertanggungjawaban yang sangat otentik, baik secara fisik maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. 

Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan banyak perlengkapan dan juga peralatan yang cukup memadai baik dari segi jumlah maupun kualitas . Hal tersebut penting agar arsip arsip tersebut dapat terlindung dari bahaya yang dapat mengancam menyebabkan terjadinya bahaya kerusakan arsip pada arsip tersebut, adapun bahaya yang mengancam itu ialah seperti bencana banjir, bahaya bencana kebakaran, bahaya tindakan pencurian, dan lain sebagainya.

Di setiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula peralatan yang digunakan

Pengelolaan Arsip

1. Menyiangi arsip.

Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu dipisahkan dari non arsip atau membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan arsip seperti; map kosong, amplop, blanko, kardus berkas, plastik-plastik dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat diberkaskan dengan baik.

2. Memilah arsip

Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbitnya dan dipilah berdasarkan Unit kerja pencipta arsip.

3. Menyatukan berkas

Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tunggal. Berkas yang berkelompok terdiri dari beberapa item seperti arsip pendukung yang berkaitan yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiran-lampirannya. Apabila arsip yang berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan satukan sehingga menjadi berkas yang utuh.

4. Memasukkan berkas kedalam folder arsip

Folder adalah maf arsip yang mempunyai tab/telinga di sebelahkan atas pada sisi belakang folder. Pada tab ini di tulis judul / nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).

5. Mencatat / membuat daftar arsip

Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri dari beberapa kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip in aktif atau daftar arsip yang diserahkan.

Sarana Arsip

1. Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 

Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.  

Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan.

Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.

2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun. Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada ujung atas laci tersebut terdapat hanger atau penggantung untuk menggantungkan map gantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan metal.

3. Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub pola klasifikasi arsip. Guide juga dapat digunakan sebagai penyekat antara arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan tab, sehingga memudahkan dalam membaca judul naskah yang terdapat di dalam folder.

Pada umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan juga menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.

4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi yang digunakan. Folder terbuat dari kertas. Folder digunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisi dengan beberapa sub pola klasifikasi, yang dipisahkan dengan guide. 

5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip in aktif dan arsip statis. Boks terbuat dari bahan kertas kantor. Boks berbentuk balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalam merangkai boks tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsip digunakan untuk menyimpan berkas ukuran kertas folio. 

6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis berbahan metal. Alat ini terdiri dari almari-almari berjajar yang dapat digeser. Untuk menggeser almari, pada bagian bawahnya terdapat lintasan rel.  

Roll o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah roll o pact mampu menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena selain mampu menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapat disatukan dan dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini memiliki daya tahan cukup lama dan mudah dibersihkan.

Sistem Kearsipan

Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :- Nama orang- Nama perusahaan / organisasi- Nama tempat / daerah- Nama benda / barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.Ada dua macam petunjuk silang. a. Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. b. Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah : - Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.- Menyusun menurut susunan abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.2. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5. Menyimpan kartu kendali.

Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam :

1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalah :  a. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folder b. Daftar klasifikasi nomor c. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan Cara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali.
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. - Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder - Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angka. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.- Penyimpanan surat melalui prosedura. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.b. Membaca surat c. Memberi kode suratd. Mencatat surat pada kartu kendalie. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing. f. Menyimpan suratg. Menyimpan kartu kendali - Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)Yang diperlukan untuk sistem ini adalah- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.- Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)- Susunan guide dan folder dalam filling cabineta. Laci menggambarkan tahunb. Guide menggambarkan bulanc. Folder menggambarkan tanggal - Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c. Menyimpan surat.

Kesimpulan

Arsip sebagai sumber informasi dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi pimpinan organisasi, oleh karena itu perlu di manage dengan sebaik-baiknya agar setiap kali diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.

Arsip juga harus di jaga dan diamankan dengan baik supaya arsip tidak rusak karena arsip adalah hal yang terpenting dalam perusahaan.